9 preprostih nasvetov, kako organizirati svojo domačo pisarno

Marsikdo izmed nas se je v preteklem letu srečal z novim izzivom – kako svoje delo kvalitetno opravljati od doma? Lepilni lističi se kar množijo in kopičijo na vaši mizi, nabiralnik v e-pošti pa nova sporočila preplavijo hitreje, kot lahko nanje odgovorite. Ko svojo energijo namenimo le najpomembnejšim nalogam, ki so nam zadane, pogosto zanemarimo druga področja.

Organizacija dela je pogosto neposredno povezana s produktivnostjo. Ko v domači pisarni vlada nered, trpi naša volja in vzdržljivost pri delu. Ko pa so naše misli, čas in delovni prostor organizirani, se mnogo lažje spopadamo z večjim številom nalog. Tu je nekaj nasvetov, kako organizirati svojo domačo pisarno.

Organizirajte svoje misli

1. Ne pozabite na spanec

Vsi vemo, da je naša produktivnost skozi dan odvisna od količine ter kakovosti spanja. Pomanjkanje slednjega lahko namreč povzroči zmanjšano zbranost, lenobo in slab odnos do vsakdanjih opravil. Te lastnosti na delovnem mestu niso zaželene, ne glede na to ali delate v pisarni ali od doma. Da se jih znebite, si morate zagotoviti vsaj osem ur neprekinjenega spanca – večino naših možganskih funkcij, povezanih s fokusiranjem ali produktivnostjo, namreč napaja energija, ki jo dobimo s spanjem.

2. Ne osredotočajte se na več stvari naenkrat

Čeprav ste najbrž preobremenjeni s številnimi nalogami, pa prehod z ene na drugo ni učinkovit način opravljanja dela. Skakanje od naloge do naloge nam lahko zamegli misli in upočasni možganski proces. Res je, da obstajajo tudi tisti superjunaki, ki delajo tri stvari hkrati in jim vseeno nekako uspe vse narediti pravilno. V resnici pa lahko delanje več stvari hkrati sprosti stresni hormon v možganih, kar lahko vpliva na odločitve ter vas dejansko oddalji od vaših ciljev.

3. Privoščite si aktivni odmor

Odmori dejansko pomagajo izboljšati vašo delovno uspešnost, saj omogočajo, da se vaš um spočije in sanjari, kar lahko vodi do ustvarjalnosti! Tu je nekaj idej, kako preživeti odmore:

• Z meditacijo se boste oddaljili od službenih skrbi, si zbistrili misli ter se sprostili.
• Telesna aktivnost pomaga s pretokom krvi v možganih, kar vpliva na osredotočenost.
• Z učenjem ali družabno igro se boste počutili samozavestno in povečali motivacijo.

Organizirajte svoj čas

4. Organizirajte svoje cilje

Kratkoročne cilje lahko opredelimo kot cilje, ki jih želite doseči v bližnji prihodnosti – kar lahko pomeni danes, ta teden, ta mesec ali celo to leto. Dolgoročni cilji so običajno tisti, ki jih planiramo doseči v več kot enemu letu. Pri določanju ciljev izberite tiste, ki so trenutno najpomembnejši, ter se osredotočite predvsem nanje. Z določanjem ciljev ustvarite dolgoročno vizijo, kaj želite doseči, in kratkoročne korake, s katerimi boste motivirani, da pridete tja.

5. Sestavite prioritetni seznam

Ko bodo cilji opredeljeni, bo vaš seznam prioritet postal več kot očiten. Prednostno razvrščanje je pomemben korak pri organizaciji – na prvo mesto namreč postavlja najpomembnejše naloge ter jim namenja ustrezno pozornost, čas in energijo. To vam lahko pomaga pri načrtovanju dneva in je dober način, kako se držati zastavljenih rokov.

6. Časovna opredelitev dela

Z učinkovitim razporejanjem nalog lahko svoje cilje dejansko dosežete v času, ki je na voljo. Na začetku vsakega tedna si preprosto določite čas za vsako nalogo, ki jo želite dokončati v prihodnjih sedmih dneh. Izbirate lahko med številnimi različnimi orodji – preprost in enostaven način vodenja urnika je uporaba pisala in papirja ali pa uporaba programske opreme, kot je Google Koledar.

Organizirajte svoj delovni prostor

7. Organizirajte svoj e-poštni nabiralnik

Za lažjo navigacijo po nešteto elektronskih sporočilih jih označite kot prednostna ali časovno občutljiva, ostale pa razvrstite v mape. Pomembno je tudi, da e-pošto redno preverjate – le tako ste lahko prepričani, da ste na tekočem, obenem pa se ne boste spopadali z celo goro sporočil.

8. Znebite se nepotrebne navlake

Lepilni lističi in papir za osnutke so danes zaradi različnih vrst tehnologij, ki so nam na dosegu roke, skorajda nepotrebni. Opombe lahko zdaj vtipkate v telefon, računalnik, iPad itd. Poskrbite, da imate datoteke shranjene tudi na USB ključku v primeru, da se vam pokvari osebni računalnik. Prav tako pa si organizirajte namizje – za vsak projekt ustvarite različne mape. Ko ustvarite nov dokument, ga nemudoma shranite v mapo, kamor spada, sproti pa brišite tiste, ki jih več ne potrebujete.

9. Naj bo najnujnejše na dosegu roke

Pisalno mizo si organizirajte tako, da bodo predmeti, ki jih redno uporabljate, v vaši neposredni bližini. To velja za karkoli – pomembni dokumenti, ki jih lahko hranite kar na računalniku (in se s tem izognete nepotrebni navlaki), planer, mobitel, ter plastenka z vodo. Ko se boste za svojo pisalno mizo počutili udobno, bo delo potekalo veliko lažje in učinkovito.

Organizacija delovnega življenja ne bo koristila samo vam, ampak tudi vašim strankam, sodelavcem in šefu. Organiziran delovni prostor pomeni usposobljenost in predanost, ki spodbuja močno delovno etiko.