6 načinov, kako svoj dan preživeti bolj produktivno

Od trenutka, ko zjutraj zakorakate v pisarno, verjetno načrtujete vse stvari, ki jih nameravate narediti skozi dan. Ko pa se odpravite domov, se morda sprašujete kako je sploh mogoče, da je dan tako hitro minil. Vsi namreč iščemo načine, kako bi iz delovnega dneva iztisnili še nekaj dodatnih ur, da zaključimo samo še eno nalogo. Če ste pripravljeni vložiti trud in doseči več, poskusite te preproste in učinkovite nasvete za izjemno produktivnost vsak dan.

1. Omejite večopravilnost

Če imate na urniku veliko različnih projektov, poskusite uporabiti Pomodorovo tehniko kot orodje za upravljanje tako časa kot tudi opravil. Ta tehnika razdeli delo na intervale, običajno po 25 minut, ločene s kratkimi odmori. Namesto da bi se naenkrat ukvarjali s tono map, brskalnikov in e-poštnih sporočil, izberite eno nalogo, na katero se boste osredotočili, in zaprite vse ostalo. Vklopite štoparico in se lotite dela. Če dokončate nalogo ali dosežete časovno omejitev, zaprite projekt. Vzemite si kratek odmor, kozarec hladne vode, naredite nekaj razgibalnih vaj ali pa preprosto preverite obvestila na Facebooku. Nato začnite z naslednjo nalogo.

Uporaba metode, kot je tehnika Pomodoro, je odličen način, da izostrite svoj um ter zagotovite, da vsakemu projektu namenjate ustrezno pozornost. Zagotavlja tudi pestrost vašega dneva, zato je manj verjetno, da se boste psihično utrudili.

2. Uredite svoj e-poštni predal

Vsakič, ko prenehate z delom z namenom, da preverite e-pošto, izgubljate dragocen čas s preklopom iz ene naloge na drugo, izgubljate zagon pri trenutnih projektih in si dovolite, da vas motijo zunanji dejavniki. Težko je pogledati eno samo e-poštno sporočilo, brez, da bi vrgli pogled na druga, morda celo tista manj pomembnejša sporočila.

Ko prejmete e-poštna sporočila, jih razvrstite v različne mape za lažji kasnejši pregled. To lahko storite ročno, tako da sporočilo sami premaknete v mapo, ali pa nastavite pravila za samodejno premikanje e-poštnih sporočil od določenega pošiljatelja ali tiste, ki vsebujejo določeno ključno besedo.

Tu so trije primeri map:

• Osebno – Ta mapa naj bo namenjena e-poštnim sporočilom, ki jih ni treba takoj obravnavati. Sem na primer spadajo vaša zasebna e-poštna sporočila s sodelavci ali prijatelji.
• E-novice – V to mapo uvrščajte glasila in avtomatizirana e-poštna sporočila spletnih strani, katerih naročniki se. Tako jih lahko prebirate v miru v svojem prostem času, brez, da bi kaj spregledali.
• Nujno – Ustvarite mapo samo za tista sporočila, ki zahtevajo nekakšno dejanje ali odgovor. Ko nanj odgovorite ali opravite opravilo vezano na omenjeno sporočilo, ga preprosto premaknite v mapo za arhiviranje, kjer za evidenco hranite vsa pregledana poštna sporočila.

To so le primeri; ustvarite mape z različnimi imeni in preizkusite različne načine organizacije le teh, dokler ne najdete tistega, kar vam najbolj ustreza.

3. Zaprite brskalnike

Včasih je skušnjava, da bi brskali po internetu, prevelika. Kaj se trenutno dogaja na Facebooku? Kje lahko dobim najboljšo ponudbo za nov prenosnik? Kdaj je Kolumb odkril Ameriko? Internet je poln zanimivih dejstev, materiala za branje in zabavnih vsebin. Zato se morate, če želite biti mega produktivni, temu uspešno upreti!

Večina ljudi ima navado, da imajo v računalniku odprto vsaj eno internetno okno. Poskusite nekaj časa preživeti brez odprtega brskalnika. Če iskalna vrstica ni preprosto dostopna, se boste verjetno lažje osredotočili na delo brez da bi vas premamilo surfanje po spletu.

4. Naredite seznam opravil

Vsi vemo, da lahko seznam opravil pomaga ostati pri pravi poti, pa naj bo to v trgovini med nakupovanjem ali pri velikem projektu. Najprej naredite podroben seznam vseh projektov/nalog, na katerih želite delati. Nato si nastavite opomnik za vsako uro, na uro. Ob tem opomniku si oglejte svoj seznam opravil in prečrtajte vse, kar ste dosegli, in začnite z naslednjo nalogo.

Ta metoda pomaga zagotoviti, da nič ne ostane pozabljeno. Poleg tega vas črtanje nalog z vašega seznama še dodatno motivira! Ko so vam skozi dan zastavljene nove naloge, jih nemudoma dodajte na seznam. Postopek zapisovanja nalog vam lahko pomaga preprečiti, da bi se počutili preobremenjene, in vam omogoča, da vidite kaj vse vas še ta dan čaka – tako lahko tiste najnujnejše naloge označite kot prioritetne.

5. Prepustite se motnjam

Morda se prepuščanje zunanjim motnjam zdi kontraproduktivno, ampak ni! Če nenehno razmišljate o nečem, kar ni povezano z delom, ali pa če na radiu slišite svojo najljubšo pesem, si dovolite kratek odmor. Motnje vam namreč preprečujejo koncentracijo; če si vzamete nekaj minutni odmor, da v teh motnjah “uživate” ali pa o njih razmišljate, se boste veliko lažje vrnili k delu.

Enako velja tudi za motnje, povezane z delom – če se nenadoma spomnite nove poslovne ideje ali pa preproste naloge, ki ste jo pozabili opraviti poprej, si vzemite dve minuti, da misel zapišete na kos papirja in jo morda celo razvijete. Tako se vaši možgani ne bodo spopadali z različnimi mislimi, ki želijo pritegniti vašo pozornost.

6. Dnevni povzetek

Veliko ljudi si sezname opravil spiše ob jutranji kavi. Čeprav ta način dela marsikomu ustreza, pa lahko zaradi jutranje zaspanosti pozabite na pomembne stvari, ki bi jih morali dokončati že prejšnji dan, a ste jih zaradi pomanjkanja časa prestavili na jutri.

Da se izognete takšnim nezgodam, svoj seznam nalog sestavite uro pred odhodom iz službe. Pri vsaki nalogi si zapišite, kje ste ostali, in dajte prednost tistim, ki jih želite končati med prvimi naslednji delovni dan. Poskrbeti morate tudi, da včerajšnje neopravljene naloge ne ovirajo ostalih obveznosti – še vedno morate najti dovolj časa, da odgovorite na e-pošto, se srečate s sodelavci na sestankih ter opravite ostale naloge, ki ste si jih zadali.